外国人（留学生を含む）が日本で働く場合は、入国管理局（以下、入管）にて活動内容に合った在留資格の申請、変更、更新等の手続きが必要です。申請手続きには、採用会社と採用内定者本人がそれぞれ必要な書類を用意する必要があります。入管への手続きは、原則として採用内定者本人が出向いて行いますが、入管から許可を得ている取次ぎ業者（行政書士等）による代理申請も可能です。
在留資格種類は27種類あり、「永住」・「永住者の配偶者等」・「定住者」・「日本人の配偶者等」は就労に制限がありません。採用企業側で用意する書類は、以下の4つのカテゴリーに分類されます。
【採用企業提出書類】
■カテゴリー１
四季報の写し又は日本の証券取引所に上場していることを証明する文書（写し）
■カテゴリー２
前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表（受付印のあるものの写し）
■カテゴリー３
前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表（受付印のあるものの写し）
会社の法人登記簿謄本（発行後3ヶ月以内のもの）
決算報告書（最新の年度のもの）
雇用契約書（業務内容、雇用期間、地位、報酬が記載してあるもの/左記の内容があれば、採用通知書でも可）
会社案内（パンフレット等）
社員リスト
外国人の雇用理由書
事務所の写真
■カテゴリー４
会社の法人登記簿謄本（発行後3ヶ月以内のもの）
決算報告書（最新の年度のもの）
雇用契約書（業務内容、雇用期間、地位、報酬が記載してあるもの/左記の内容があれば、採用通知書でも可）
会社案内（パンフレット等）
以下いずれかの書類
・外国法人の源泉徴収に対する免除証明書その他の源泉徴収を要しないことを明らかにする資料（源泉徴収の免除を受ける機関の場合）
・給与支払事務所等の開設届出書の写し １通
・直近３か月分の給与所得・退職所得等の所得税徴収高計算書（領収日付印のあるものの写し） １通
・納期の特例を受けている場合は，その承認を受けていることを明らかにする資料 １通
以上が採用企業が提出する書類です。在留資格の変更や更新に関しては、採用内定者本人が入管に申請を行います。
