Gia Hạn Visa Gia Đình Ở Nhật – 4 Bước Đơn Giản Ai Cũng Làm Được

Bạn đang đau đầu vì visa gia đình tại Nhật Bản sắp hết hạn? Đừng để những thủ tục phức tạp làm gián đoạn cuộc sống của bạn và người thân. Với hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, bạn sẽ biết cách chuẩn bị hồ sơ, nộp đơn đúng quy trình và tránh những lỗi thường gặp khi gia hạn visa gia đình tại Nhật Bản. Được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế của Global Solution – người bạn đồng hành của cộng đồng Việt Nam tại Nhật, chúng tôi sẽ giúp bạn hoàn thành mọi thứ một cách suôn sẻ. Đọc ngay để nắm rõ các bước và yên tâm gia hạn visa thành công!

Ai Cần Gia Hạn Visa Gia Đình Tại Nhật Bản?

Visa gia đình Nhật Bản (家族滞在ビザ) là loại visa dành cho vợ, chồng hoặc con cái của người đang sinh sống và làm việc hợp pháp tại Nhật Bản, chẳng hạn như du học sinh, kỹ sư, thực tập sinh, lao động đặc định hoặc người có visa vĩnh trú. Khi visa này sắp hết hạn, người được bảo lãnh cần thực hiện thủ tục gia hạn visa gia đình để tiếp tục cư trú hợp pháp.

Ví dụ, anh Minh – một kỹ sư IT tại Tokyo – đã hoàn tất thủ tục gia hạn visa cho vợ và con trong 3 tuần nhờ chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp đúng hạn. Tuy nhiên, nếu người bảo lãnh thay đổi công việc hoặc loại visa (chẳng hạn từ visa kỹ sư sang visa vĩnh trú), bạn cần cập nhật thông tin mới trong hồ sơ gia hạn để đảm bảo tính hợp lệ. Trường hợp này thường yêu cầu bổ sung giấy xác nhận công việc mới hoặc bản sao visa mới của người bảo lãnh.

Nếu không gia hạn đúng hạn, bạn có thể đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng như bị phạt tiền (lên đến 5 triệu yên), bị trục xuất khỏi Nhật Bản hoặc gặp khó khăn khi xin visa trong tương lai. Vì vậy, hãy bắt đầu thủ tục từ 2–3 tháng trước khi visa hết hạn để tránh rủi ro.

Điều Kiện Gia Hạn Visa Gia Đình Ở Nhật

Để gia hạn visa gia đình tại Nhật Bản, việc nắm rõ yêu cầu gia hạn visa gia đình là rất quan trọng. Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản đặt ra các điều kiện cụ thể cho cả người bảo lãnh và người được bảo lãnh.

Đối với người bảo lãnh

• Thu nhập ổn định: Mức thu nhập tối thiểu thường từ 3 triệu yên/năm. Bạn có thể chứng minh qua bảng lương 3 tháng gần nhất hoặc giấy chứng nhận thu nhập từ công ty.
• Việc làm hợp pháp: Cần giấy xác nhận đang làm việc (在職証明書) hoặc hợp đồng lao động còn hiệu lực.
• Nộp thuế đầy đủ: Nộp giấy chứng nhận nộp thuế (納税証明書) và thuế cư trú (住民税課税証明書), xin tại ủy ban quận (shiyakusho).

Đối với người được bảo lãnh

• Mối quan hệ gia đình hợp pháp: Chứng minh bằng giấy đăng ký kết hôn (vợ/chồng) hoặc giấy khai sinh (con cái).
• Tuân thủ quy định visa: Không làm thêm quá 28 giờ/tuần nếu có visa học sinh hoặc vi phạm quy định cư trú.
• Không có tiền án, tiền sự: Đảm bảo lý lịch trong sạch tại Nhật Bản.

Cách chứng minh điều kiện

• Thu nhập: Nộp bảng lương, hợp đồng lao động hoặc sổ tiết kiệm nếu thu nhập không đạt mức tối thiểu. Ví dụ, nếu người bảo lãnh kiếm dưới 3 triệu yên/năm, bạn có thể bổ sung giấy tờ chứng minh tài sản để thuyết phục Cục Xuất nhập cảnh.
• Nộp hồ sơ đúng hạn: Nên nộp từ 3 tháng trước khi visa hết hạn để tránh chậm trễ.

Trường hợp không đáp ứng điều kiện

Nếu người bảo lãnh không đạt mức thu nhập tối thiểu, bạn có thể bổ sung giấy tờ như sổ tiết kiệm, chứng nhận tài sản hoặc nguồn thu nhập khác (ví dụ: kinh doanh tự do). Tuy nhiên, quyết định cuối cùng vẫn phụ thuộc vào Cục Xuất nhập cảnh.

Hồ Sơ Gia Hạn Visa Gia Đình Tại Nhật – Chuẩn Bị Gì?

Để gia hạn visa gia đình, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Hồ sơ từ người bảo lãnh

• Giấy chứng nhận cư trú (住民票): Xin tại ủy ban quận, chọn loại không ghi My Number.
• Giấy chứng nhận nộp thuế (納税証明書) và thuế cư trú (住民税課税証明書): Phải là bản mới nhất, thường có hiệu lực trong vòng 1 năm.
• Giấy chứng nhận việc làm (在職証明書): Yêu cầu có con dấu công ty.
• Bản sao thẻ cư trú và hộ chiếu: Đảm bảo còn hạn sử dụng.

Hồ sơ từ người được bảo lãnh

• Mẫu đơn xin gia hạn visa (在留期間更新許可申請書): Tải tại trang web Bộ Tư pháp Nhật Bản (moj.go.jp).
• Thẻ cư trú và hộ chiếu: Bản gốc kèm bản sao.
• Ảnh 3x4cm: Nền trắng, chụp trong vòng 3 tháng.
• Giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy khai sinh: Nếu không phải tiếng Nhật, cần dịch thuật sang tiếng Nhật và công chứng tại cơ quan có thẩm quyền (đại sứ quán hoặc công ty dịch thuật uy tín).

Lưu ý về dịch thuật và công chứng

• Các giấy tờ như giấy kết hôn hoặc khai sinh từ Việt Nam phải được dịch sang tiếng Nhật và công chứng. Thời gian xử lý dịch thuật thường mất 2–5 ngày tùy đơn vị.
• Đảm bảo bản dịch có dấu xác nhận của cơ quan công chứng để được chấp nhận.

Thời hạn hiệu lực của giấy tờ

• Giấy chứng nhận nộp thuế và thuế cư trú phải là bản mới nhất (trong vòng 1 năm).
• Ảnh chụp cần trong vòng 3 tháng để đảm bảo tính cập nhật.

Bảng tóm tắt hồ sơ

Loại giấy tờ	Ai chuẩn bị	Lưu ý ngắn gọn
Mẫu đơn xin gia hạn visa	Người được bảo lãnh	Tải tại moj.go.jp
Giấy chứng nhận cư trú	Người bảo lãnh	Không ghi My Number
Giấy nộp thuế	Người bảo lãnh	Bản mới nhất, trong vòng 1 năm
Giấy xác nhận việc làm	Người bảo lãnh	Có con dấu công ty
Giấy kết hôn/khai sinh	Người được bảo lãnh	Dịch thuật và công chứng nếu cần

Gia hạn visa gia đình ở Nhật không quá phức tạp, nhưng cần bạn chuẩn bị hồ sơ thật kỹ và nắm rõ các yêu cầu cần thiết. Chỉ cần làm đúng quy trình và chú ý từng bước nhỏ, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và tránh rủi ro bị từ chối. Vậy nên, đừng để nước đến chân mới nhảy – cứ chuẩn bị sớm, kiểm tra kỹ giấy tờ là yên tâm nhé!

Xem thêm: Chi phí điện nước tại Nhật tính thế nào?

Cách điền đơn xin gia hạn visa gia đình – chi tiết từng trang

Mẫu đơn xin gia hạn visa gia đình tại Nhật (tên tiếng Nhật là 在留期間更新許可申請書) gồm 4 trang, được sử dụng chung cho nhiều loại visa, trong đó có visa gia đình (家族滞在). Bạn có thể tải mẫu mới nhất tại trang web chính thức của Bộ Tư pháp Nhật Bản (moj.go.jp), sau đó điền tay hoặc điền file PDF rồi in ra tùy theo yêu cầu của Nyukan nơi bạn nộp hồ sơ.

Trang 1: Thông tin người xin gia hạn

Phần này ghi thông tin cơ bản của người xin gia hạn visa gia đình:

• Họ tên (viết in hoa nếu dùng tiếng Anh), ngày sinh, quốc tịch, giới tính.
• Số hộ chiếu, số thẻ cư trú (Zairyu card).
• Thông tin visa hiện tại: chọn “Dependent” nếu là visa gia đình.
• Lý do gia hạn: có thể ghi “Tiếp tục sinh sống cùng chồng/vợ/con đang học tập hoặc làm việc tại Nhật Bản.”

Trang 2: Không cần ghi
Trang này để trống nếu Nyukan không yêu cầu thông tin bổ sung. Bạn chỉ cần nộp theo đúng mẫu.

Trang 3: Thông tin người bảo lãnh
Phần này do người bảo lãnh (vợ/chồng/người thân tại Nhật) điền:

• Họ tên, địa chỉ, nơi làm việc, chức vụ.
• Mối quan hệ với người xin gia hạn (ví dụ: vợ/chồng/con).
• Thu nhập trung bình hàng tháng (nên tham khảo từ giấy thuế gần nhất).
• Ghi rõ ai là người chi trả chi phí sinh hoạt (thường là người bảo lãnh).

Trang 4: Xác nhận của người bảo lãnh
Người bảo lãnh cần ký tên, ghi rõ ngày tháng (theo định dạng năm/tháng/ngày). Một số nơi yêu cầu đóng dấu cá nhân (inkan), bạn nên chuẩn bị sẵn nếu cần.

Lưu ý: Anh Tuấn ở Nagoya từng điền sai phần thu nhập người bảo lãnh, dẫn đến việc phải bổ sung thêm giấy thuế, kéo dài thời gian xử lý gần 3 tuần. Để tránh rắc rối như vậy, bạn nên tham khảo giấy tờ chính thức khi ghi thông tin tài chính.

Mẫu đơn chính thức và hướng dẫn chi tiết có thể tải tại website của Bộ Tư pháp Nhật:
https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/index.html

Thủ tục gia hạn visa gia đình tại Nhật – 4 bước đơn giản

Việc gia hạn visa gia đình tưởng phức tạp, nhưng thực ra chỉ gồm 4 bước rõ ràng. Nếu chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ đúng quy trình, bạn hoàn toàn có thể tự làm mà không cần đến dịch vụ.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Trước hết, hãy in và điền mẫu đơn xin gia hạn visa gia đình (在留期間更新許可申請書), chuẩn bị ảnh, thẻ cư trú, hộ chiếu và các loại giấy tờ liên quan như giấy thuế, giấy chứng nhận cư trú, giấy kết hôn hoặc khai sinh (nếu nộp cho vợ/chồng/con). Tốt nhất nên photo 1 bản sao cho mỗi giấy tờ để phòng khi được yêu cầu nộp thêm.

Bước 2: Nộp hồ sơ gia hạn visa gia đình tại Nyukan

Bạn cần đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Nyukan) tại khu vực mình sinh sống để nộp hồ sơ gia hạn visa gia đình. Một số Nyukan lớn có ở Tokyo, Osaka, Nagoya, Fukuoka… Địa chỉ và giờ mở cửa có thể tra cứu tại trang chính thức của Nyukan: isa.go.jp.

Bước 3: Nộp phí sau khi được chấp thuận

Nếu hồ sơ gia hạn visa gia đình được duyệt, bạn sẽ nhận được giấy báo kết quả qua bưu điện hoặc trực tiếp tại quầy. Khi đó, bạn cần đến Nyukan để nộp lệ phí 4.000 yên bằng tem chứng nhận (収入印紙, mua tại bưu điện).

Bước 4: Nhận kết quả và thẻ cư trú mới

Sau khi nộp phí, bạn sẽ được dán tem gia hạn vào thẻ cư trú và hoàn tất thủ tục. Thời gian xử lý thường mất từ 2 đến 4 tuần, tùy vào khu vực và thời điểm nộp hồ sơ.

Ví dụ thực tế: Anh Hòa ở Fukuoka nộp hồ sơ gia hạn visa gia đình trước hạn 2 tháng, hồ sơ đầy đủ, chỉ sau 3 tuần đã nhận được kết quả. Việc nộp sớm và chuẩn bị kỹ càng là yếu tố quyết định.

Mẹo nhỏ: Đừng để visa hết hạn rồi mới đi nộp – nhiều người Việt chủ quan, dẫn đến tình huống bị từ chối hoặc mất quyền cư trú. Hãy chủ động kiểm tra thời hạn và nộp sớm từ 1–3 tháng để đảm bảo an toàn.

Xem thêm: Xin quốc tịch Nhật Bản có cần điều kiện gì?

Gia hạn visa gia đình online – Cách làm nhanh chóng, tiện lợi

Trong những năm gần đây, Nhật Bản đã triển khai hình thức nộp đơn online để đơn giản hóa thủ tục hành chính, bao gồm cả việc gia hạn visa gia đình. Nếu bạn không có thời gian đến trực tiếp Nyukan, đây là lựa chọn rất đáng cân nhắc.

Điều kiện cần thiết

• Người nộp đơn (hoặc người bảo lãnh) phải đăng ký tài khoản tại hệ thống trực tuyến của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Nyukan): https://www.isa.go.jp
• Có email xác nhận (ưu tiên Yahoo! Japan Mail) và thiết bị kết nối internet ổn định
• Toàn bộ hồ sơ phải được scan rõ nét dưới dạng PDF

Quy trình nộp hồ sơ gia hạn visa gia đình online gồm 3 bước

1. Tạo tài khoản và đăng nhập hệ thống
   Truy cập trang web của Nyukan, điền thông tin cá nhân, email, mã số cư trú và tạo mật khẩu. Bạn sẽ nhận được mã xác nhận qua email để kích hoạt tài khoản.
2. Điền thông tin và tải lên hồ sơ
   Điền thông tin theo mẫu giống bản giấy: họ tên, quốc tịch, lý do xin gia hạn, người bảo lãnh… Sau đó tải lên bản scan các giấy tờ như ảnh, mẫu đơn, giấy thuế, hợp đồng lao động, thẻ cư trú…
3. Theo dõi tiến trình và nhận kết quả
   Sau khi nộp, hệ thống sẽ gửi email cập nhật tình trạng hồ sơ. Nếu được duyệt, bạn sẽ nhận được thông báo đến Nyukan để nộp phí và nhận kết quả như bình thường.

Ưu điểm của hình thức gia hạn visa gia đình online

• Tiết kiệm thời gian di chuyển và chờ đợi
• Linh hoạt hơn về mặt thời gian, đặc biệt phù hợp với người làm việc toàn thời gian

Lưu ý quan trọng

• Scan rõ ràng, đúng định dạng (.pdf, .jpg…). Hồ sơ mờ hoặc sai định dạng sẽ bị từ chối.
• Không để sót file đính kèm, nhất là ảnh hoặc giấy xác nhận thuế
• Kiểm tra email thường xuyên để kịp phản hồi nếu bị yêu cầu bổ sung

Câu hỏi thường gặp (FAQ) khi gia hạn visa gia đình tại Nhật

1. Gia hạn visa gia đình mất bao lâu?
   Thời gian xử lý thông thường là từ 2 tuần đến 1 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ. Tuy nhiên, nếu hồ sơ thiếu giấy tờ hoặc cần bổ sung, thời gian có thể kéo dài hơn.
2. Có cần nộp đơn xin phỏng vấn khi gia hạn không?
   Thường thì không cần phỏng vấn. Tuy nhiên, nếu hồ sơ có điểm chưa rõ hoặc Nyukan cần xác minh thêm thông tin, họ có thể yêu cầu bạn đến trực tiếp.
3. Có thể gia hạn visa gia đình nhiều lần không?
   Được, miễn là người bảo lãnh và người được bảo lãnh vẫn đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định. Không có giới hạn cụ thể về số lần gia hạn.
4. Có cần giấy khai sinh khi gia hạn visa cho con?
   Cần. Nếu bạn đang xin gia hạn cho con, giấy khai sinh là một phần bắt buộc trong hồ sơ để chứng minh mối quan hệ cha mẹ – con cái. Nên dịch sang tiếng Nhật hoặc Anh nếu bản gốc bằng tiếng Việt.
5. Có thể gia hạn visa gia đình online không?
   Có. Bạn có thể đăng ký tài khoản trên trang của Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản (Nyukan) và làm thủ tục online. Tuy nhiên, cần chuẩn bị đầy đủ file scan các giấy tờ cần thiết và kiểm tra email thường xuyên.
6. Nếu người bảo lãnh bị mất việc thì có ảnh hưởng không?
   Có. Thu nhập của người bảo lãnh là một yếu tố quan trọng. Nếu mất việc, bạn cần nộp bằng chứng khác để chứng minh khả năng chu cấp (ví dụ: có công việc mới, có tiền tiết kiệm hoặc nguồn thu nhập khác).
7. Nếu bị từ chối gia hạn thì sao?
   Bạn nên liên hệ trực tiếp với Nyukan để hỏi rõ lý do. Trong hầu hết các trường hợp, họ sẽ cho phép bạn bổ sung hồ sơ hoặc nộp lại sau 6 tháng. Nếu không chắc chắn, hãy xin tư vấn từ người có kinh nghiệm hoặc tổ chức hỗ trợ người nước ngoài tại địa phương.

Xem thêm: Cách Viết Hồ Sơ Xin Việc Ở Nhật: Bí Quyết Tạo Rirekisho và Shokumu Keirekisho Chuẩn

Gia hạn visa gia đình tại Nhật không quá phức tạp nếu bạn hiểu rõ quy trình và chuẩn bị đúng hồ sơ. Từ cách điền đơn đến mẹo nộp sớm hay xử lý các tình huống thường gặp, chỉ cần cẩn thận một chút là mọi việc sẽ “êm ru”.

Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ gia hạn visa cho vợ, chồng hoặc con, đừng quên lưu lại hướng dẫn này. Global Solution sẽ luôn đồng hành cùng cộng đồng người Việt tại Nhật trên hành trình sống, làm việc và đoàn tụ cùng gia đình.